Cum administrezi o firmă în era digitală

Ești antreprenor, ai o idee de afaceri și vrei să aduci un nou produs sau serviciu pe piață însă vrei șă îți ocupi marea parte a timpului aducând valoare și nu bătându-ți capul cu lucruri administrative. Ai toate incredientele necesare: planul de bătaie, echipa, finanțele necesare și, cel mai important, ambiția de a reuși. Tot ce mai trebuie să faci este să te îngrijești și de partea mai puțin plăcută, anume cea legală: înființarea unei companii (pe românește, firmă) și desfășurarea activității prin intermediul acelei companii..

La prima vedere, pare un lucru banal și ceva ce ține doar de bucătăria internă, însă, de obicei, lucrurile nu sunt atât de simple… imediat te lovești de legislația stufoasă și de nenumăratele instituții de care trebuie să ții cont.

În ultima perioadă, autoritățile au lucrat un pic pe partea aceasta și au făcut procesul de înființare a companiilor un pic mai simplu. Însă, dacă să înființezi o companie a devenit un lucru destul de simplu, imediat ce urmează după, adică desfășurarea efectivă a activității, poate fi destul de provocator. Iar acest lucru este cauzat de varii motiv: unul dintre ele fiind legislația greu de navigat.

Să o luăm pas cu pas.

În primul rând, ține minte că odată ce ți-ai înființat firma (și ai reușit să faci obții toate avizele necesare, după caz), procesul nu s-a terminat; trebuie să faci rost și de un contabil (recomandabil, unul bun). O alternativă în epoca digitală ar fi să optezi pentru un serviciu online. Se pot găsi servicii accesibile și digitalizate de contabilitate, unde se percep diferite tarife în funcție de numărul de facturi sau cât de mare este afacerea.

În al doilea rând, după ce ai obținut avizele necesare și ai și rezolvat problema contabilității pentru business-ul tău, din luna mai 2018 trebuie să ai grijă și la noul bully in town, adică de GDPR unde amenzile pot fi măricele (mai exact, până la 20 de mil de euro).

Potențiale soluții GDPR:

  • Angajarea unei firme de avocatură care să ofere consultanță. Dacă nu ai o companie în categoria celor mari (ce necesită proceduri complexe), cel mai probabil nu vei fi atras de prețul ce pornește de la 4000-5000 de euro și poate să crească semnificativ în funcție de complexitatea afacerii tale.

  • Do it yourself. Riscurile sunt totuși mari, iar legislația nu este la îndemâna oricui. În categoria aceasta intră template-urile, pachetele vândute online sau documentele întocmite chiar de tine. Timpul investit s-ar putea să fie mare și la final să nu ai nicio garanție că pe undeva nu ai uitat o prevedere și tot efortul tău nu a fost în zadar. De reținut aici este cătrebuie să verifici periodic dacă apar modificări în legislație, caz în care trebuie să modifici documente. În plus, te lovești de aceeași problemă și în cazul în care ți-ai extins business-ul și au apărut niște situații noi de prelucrare a datelor.

  • Opțiunea online - sigură și accesibilă. Sunt foarte puține soluții online care să te ajute să rezolvi problema GDPR-ului fără să-ți dea prea multe bătăi de cap. Folosind o astfel de soluție, nu mai trebuie să treci prin toată legislația stufoasă despre GDPR sau să înveți cum trebuie completate documentele ci trebuie doar să ai informații despre afacerea ta.

Un exemplu de astfel de platformă este StartGDPR

care este realizată de specialiști din domeniul legal și software ce au dorit să ofere posibilitatea IMM-urilor să poată implementa GDPR într-un mod sigur, rapid și accesibil. Se pretează la IMM-uri, firme care nu au situații complexe de prelucrare și care reprezintă peste 90% din firmele din România. Dacă firma ta este o multinațională, sau un startup ce revoluționează biometria, cel mai probabil ai complexitatea prelucrărilor necesită serviciile personalizate ale unei firme de avocatură specializată în acest domeniu.

Indiferent pentru ce soluție optezi, trebuie să fii atent la partea de protecție a datelor personale.