Ce sunt datele cu caracter personal – definiție, exemple și reguli GDPR

Ce este GDPR?

GDPR (General Data Protection Regulation), sau, în română, Regulamentul General privind Protecția Datelor, este actul normativ al Uniunii Europene care stabilește regulile privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice. GDPR se aplică oricărei persoane fizice sau juridice – fie că este vorba de o companie, PFA, instituție publică, ONG sau altă entitate – care prelucrează date personale în cadrul unei activități profesionale.

De ce este important GDPR pentru afacerea ta?

Respectarea GDPR nu este opțională. Este o obligație legală pentru compania ta. Scopul regulamentului este de a oferi control real persoanelor asupra propriilor date și de a impune un standard unitar de protecție la nivelul Uniunii Europene. În același timp, conformarea cu GDPR este și o oportunitate pentru afacerea ta.
Poți construi încredere în relația cu clienții și partenerii, arătând că tratezi datele personale cu seriozitate, și poți reduce semnificativ riscurile legale și financiare asociate unei eventuale încălcări de GDPR.

Ce sunt datele cu caracter personal?

GDPR definește datele cu caracter personal drept orice informație legată de o persoană fizică identificată sau identificabilă. Asta înseamnă:

1. Datele personale se referă exclusiv la persoane fizice – nu la companii. Informații precum CUI-ul sau J-ul unei firme nu sunt considerate date personale.
2. Orice informație referitoare la o persoană fizică intră în această categorie – nu doar date evidente precum numele sau CNP-ul.
3. Datele personale vizează persoane fizice fie deja identificate (prin nume, e-mail etc.), fie identificabile – adică persoane care pot fi recunoscute indirect, prin corelarea mai multor informații, cum ar fi un ID online, date de localizare, informații demografice sau alte caracteristici care, puse împreună, pot conduce la identificarea acelei persoane.

Exemple concrete de date cu caracter personal

Datele personale pot apărea în numeroase contexte, nu doar în mediul online. Iată exemple diverse:

• Nume și prenume
• Adresă de domiciliu sau reședință
• Adresă de e-mail (personală sau profesională)
• Număr de telefon
• CNP (cod numeric personal)
• Număr de înmatriculare al vehiculului
• Cod de client atribuit de o companie
• Detalii dintr-un contract (ex: date semnatar, adresă de livrare)
• Informații financiare: număr de cont bancar, cod IBAN, date card
• Documente de identitate: buletin, pașaport, permis de conducere
• Informații medicale: diagnostic, rețete, dosar electronic de sănătate
• Istoric de angajare și educație: CV, diplome, adeverințe
• Date biometrice: amprentă, imagine facială
• Date despre localizare: GPS, date mobile, check-in-uri
• Feedback și opinii din sondaje sau evaluări
• Înregistrări audio sau video în care persoana poate fi recunoscută
• Date colectate la evenimente: listă de participanți, badge-uri
• Poze publicate pe rețele sociale legate de o persoană
• Informații din formulare de contact sau comenzi online
• Date despre comportamentul de consum: produse cumpărate, frecvența achiziției

Vezi mai mult exemple aici

Cum știi dacă prelucrezi date personale?

În realitate, aproape orice activitate economică presupune prelucrarea de date cu caracter personal. Dacă ai clienți, angajați, furnizori sau vizitatori pe site, e foarte probabil să colectezi și să folosești informații despre persoane fizice. Orice acțiune precum completarea unui formular, trimiterea unei facturi, gestionarea unei comenzi sau comunicarea cu un client implică, direct sau indirect, date personale. Așadar, dacă ai un business activ, atunci aproape sigur prelucrezi date cu caracter personal și ai responsabilități legale conform GDPR.

Ce trebuie să faci pentru a fi conform cu GDPR?

Conformarea cu GDPR nu este doar o bifă. E un proces continuu care presupune:

• Identificarea și documentarea tuturor categoriilor de date personale pe care le prelucrezi
• Informarea clară și transparentă a persoanelor vizate
• Obținerea consimțământului acolo unde este necesar
• Implementarea unor măsuri reale de protecție a datelor (securitate IT, politici interne)
• Respectarea drepturilor persoanei vizate: acces, rectificare, ștergere etc.

Vezi detalii complete în articolul nostru despre cum să devii conform cu GDPR

Ce riscuri există dacă nu respecți GDPR?

Consecințele nerespectării GDPR nu se rezumă la sancțiuni financiare. Pe langă amenzile semnificative, la fel de importante sunt și efectele în planul încrederii și al reputației. Riscurile reale includ:

• Amenzi de până la 20 de milioane de euro sau 4% din cifra de afaceri globală – se aplică suma mai mare
• Pierderi de imagine – clienții pot evita companiile care le compromit datele
• Scăderea încrederii partenerilor de afaceri, care pot reconsidera colaborarea
• Litigii inițiate de persoanele vizate pentru daune morale sau materiale Pe termen lung, lipsa de conformitate cu GDPR poate afecta direct continuitatea și credibilitatea afacerii tale.

Cum poți deveni conform cu GDPR?

Există mai multe variante prin care o companie se poate alinia la cerințele GDPR, în funcție de dimensiune, resurse și nivelul actual de maturitate în privința protecției datelor. Procesul de conformare cu GDPR nu este simplu. Implică timp, resurse și o bună înțelegere a obligațiilor legale. Multe companii se confruntă cu dificultăți legate de interpretarea corectă a cerințelor, lipsa expertizei interne sau costuri ridicate.

În practică, cele mai utilizate opțiuni sunt:

1. Implementarea internă, cu resurse proprii
   Este soluția clasică, dar vine cu provocări: trebuie să identifici toate datele prelucrate, să redactezi documentația necesară (politici, registre, notificări), să formezi echipele și să gestionezi procesul continuu de actualizare.
2. Colaborarea cu avocați specializați în protecția datelor
   Oferă expertiză valoroasă și soluții personalizate, dar presupune costuri ridicate.
3. Folosirea unei platforme digitale de conformare cu GDPR
   Aceasta reduce semnificativ complexitatea procesului. Este o opțiune accesibilă mai ales pentru IMM-uri, oferind ghidare pas cu pas, documente generate automat și actualizări constante în funcție de legislație.

Ex: StartGDPR – o soluție digitală care simplifică întregul proces.

Alegerea celei mai potrivite variante depinde de dimensiunea companiei, nivelul de expunere la date personale și resursele interne disponibile.